Rafræn stjórnsýsla
Rafræn stjórnsýsla snýst fyrst og fremst um aukan þjónustu við almenning og atvinnulíf. Rafræn þjónusta er því nauðsynlegur hluti af daglegri starfsemi sveitarfélaga og opinberra stofnana. Rafræn stjórnsýsla hefur á fáum árum þróast frá upplýsingasíðum yfir í gagnvirk samskipti og sjálfsafgreiðslu. Íbúar og fyrirtæki eru kröfuharðir notendur sem ætlast til þess að rafræn þjónusta sé einföld og aðgengileg, og að erindi þeirra séu afgreidd hratt og rétt. Við undirbúning verkefna er því mikilvægt að hafa þarfir viðskiptavina í fyrirrúmi, þannig að þeir geti nýtt sér tæknina þegar þeim hentar og sparað þannig tíma og fyrirhöfn. Um leið og rafræn stjórnsýsla mun spara tíma og auka aðgegni íbúa að þjónustu, þá mun hún einnig kalla á byltingu í öllu verklagi stofnanna og sveitarfélaga. Aðeins með breyttu verklagi og skipulagi er hægt að ná fram skilvirkni, hagræðingu og arðsemi.
Ekki bara tækni
Það er mikilvægt að gera sér grein fyrir því að rafræn stjórnsýsla er annað og meira en bara tölvur og hugbúnaður. Um er að ræða nýja tegund þjónustu sem ekki snýst eingöngu um tæknibreytingar heldur miklu frekar um breytingar á innri ferlum, vinnubrögðum, boðleiðum og hefðum. Aðalatriðið er að horfa á notkunarmöguleika rafrænar stjórnsýslu en ekki tæknina eina og sér. Eins og sést á meðfylgjandi mynd þá er mikilvægt að leggja talsverða vinnu við stöðumt og þarfagreiningu áður en farið er af stað með flókin og kostnaðarsöm verkefni í rafrænni stjórnsýslu. Þá er mikilvægt að hafa skýr markmið og leggja fram velskilgreindar áætlanir. Reynsla Stjórnsýsluráðgjafar sýnir að það er mikilvægt að velja þjónustuferli sem íbúar kalla eftir, verkefni sem nýtast sem flestum, eru fjárhagslega raunhæf og skila árangri strax. Nauðsynlegt er að huga að breytingum á verkferlum og vinnubrögðum samhliða nýrri tækni. Að auki er mikilvægt að gleyma ekki fræðslu og hvatningu til starfsfólks og góð kynning til íbúa og fyrirtækja einkennir einnig velheppnaða innleiðingu rafrænnar þjónustu.
Reynsla og þekking
Stjórnsýsluráðgjöf ehf hefur verið leiðandi í þróun verkefna og ráðgjöf á sviði rafrænnar stjórnsýslu undanfarin ár. Fyrirtækið tók m.a. að sér verkefnisstjórnun og ráðgjöf fyrir verkefnið Sunnan3 – rafrænt samfélaga sem sveitarfélögin á Árborgarsvæðinu stóðu að. Sunnan3 var verðlaunaverkefni sem m.a. var fjármagnað af stjórnsvöldum til þess að vera fyrirmynd að rafærnni íbúaþjónustu fyrir önnur sveitarfélög á Íslandi. Fyrirtækið getur komið að bæði stórum og smáum verkefnum í rafrænni stjórnsýslu, allt frá þarfagreiningu og upp í innleiðingu á rafrænni þjónustugátt. Stjórnsýsluráðgjöf leggur áherslu á að uppbygging rafrænnar þjónustu er samvinnuverkefni ráðgjafa, stjórnenda, starfsfólks, tækniaðila og notenda.